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Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
Catégorie B
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
UFR de Médecine
Localisation >
10 avenue de Verdun -75010

Diplôme requis

Profil recherché

1. Outils spécifiques à l'activité
Outils bureautiques : maîtrise de Word, Excel, Powerpoint, adobe, messagerie
Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise, ...)
Outils de gestion de liste de diffusion
Outil pour les cumuls APHP

2. Compétences principales (savoirs, savoir-faire, savoir-être)
Savoirs
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Connaissance dans les études en santé
Connaissance des techniques de communication orale et écrite ainsi que des méthodes de classement et d'archivage

Savoir-faire
Savoir gérer son activité dans un cadre de gestion avec plusieurs directeurs, au sein d'une structure importante
Avoir une forte capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence dans un calendrier
Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale en français et en anglais
Rigueur, anticipation, sens de l'organisation et autonomie de travail
Sens des priorités et l'organisation
Capacité à prendre des initiatives
Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
Accueillir et orienter des usagers aux profils très divers
Filtrer des appels téléphoniques

Savoir être
Confidentialité et discrétion
Sens du service public
Très bon sens relationnel
Capacité d'anticipation et force de proposition
Sens de l'écoute
Sens de l'organisation, autonomie et sens de l'initiative
Réactivité et disponibilité
Calme, consciencieux.se

Profil
De niveau Bac minimum, vous avez une expérience solide dans le domaine d'activité
Vous justifiez d'une expérience reconnue en assistanat de direction dans un contexte complexe ouvert à l'international.
Vous avez une bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités.
Vous possédez une solide culture administrative et savez faire preuve de rigueur, d'implication et de dynamisme
Disponibilité, réactivité et aptitude à gérer l'urgence

Vous êtes titulaire de la fonction publique en recherche de mobilité – ou avez un projet, à terme, d'intégrer la fonction publique ( CDD renouvelable puis possibilité d'ouverture de concours)

Descriptif du poste

L'UFR de médecine représente plus d'1/3 des forces vives de l'Université Paris Diderot, comprend 28 laboratoires de recherche et est associée à 7 hôpitaux majeurs en Ile‐de‐France. Nous proposons une offre de formation professionnelle en Santé de pointe, en formation Initiale et continue à 12 000 étudiants, sommes au cœur d'une véritable révolution pédagogique et technologique (examens sur tablette, scolarité numérique…). L'UFR compose le Centre hospitalier et Universitaire (CHU) en association avec 3 groupes hospitaliers (7 hôpitaux) et dispose de 3 sites d'enseignement dans le 10ème et dans le 18ème arrondissement de Paris.

Dans ce contexte de fort développement et d'évolution réglementaire importante, les postes administratifs au sein de la faculté de médecine sont en soutien aux orientations stratégiques de la Direction, engagée dans le processus de création de l'université de Paris avec l'université Paris Descartes et l'Institut Physique du Globe de Paris à l'horizon 2019, et de la Faculté de Santé.
L'UFR conduit avec ses cadres et ses agents des projets d'ampleur de transformation d'organisation au service de la communauté étudiante, d'enseignement et de recherche.

Le cabinet de direction est au cœur de ses modifications organisationnelles en appui au Doyen – Directeur de l'UFR et de l'ensemble de la direction administrative, pédagogique et scientifique. Vous êtes en appui du Doyen et du Directeur administratif dans l'intégration d'un nouveau département scientifique – l'Institut de recherche Saint Louis (IRSL) et en soutien dans la préparation de la création de l'Université de Paris et de la futures UFR de médecine.
Le cabinet de direction est constitué de 4 assistantes polyvalentes avec des portefeuilles ciblés : appui au Doyen et au directeur administratif, à la direction pédagogique, scientifique, aux ressources humaines.

Descriptif de la mission du poste

En tant qu'assistant.e de direction au sein de l'UFR de médecine de l'Université Paris Diderot, vous aurez en charge l'optimisation de la gestion de l'activité du Doyen et du Directeur administratif (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...).

Vous aurez la responsabilité de l'organisation, la coordination et la diffusion des informations internes et externes, parfois extrêmement confidentielles, liées au fonctionnement de l'U.F.R dans ce contexte multi-sites de fort changement.

Collaborateur.trice de confiance de la direction de l'UFR, vous assurez le suivi complet de dossiers spécifiques tels que le secrétariat de la commission de cumul des personnels hospitalo-universitaires, l'organisation le suivi d'instances dont le conseil de gestion et éventuellement d'évènements spécifiques.

Vous serez hiérarchiquement rattaché.e au Directeur administratif et travaillerez avec les 3 autres assistantes dont l'activité est dédiée plus particulièrement à l'appui à la pédagogie, à la recherche et aux ressources humaines au sein du cabinet de direction de l'UFR.

Activités principales
1. Secrétariat
- Organiser, gérer et mettre à jour la messagerie électronique et les agendas du directeur de l'UFR, le Doyen et du directeur administratif de l'UFR en cohérence avec les agendas des vices-doyens, des présidents des instances/départements de l'UFR et des deux directeurs administratifs adjoints.
- Organiser et préparer les déplacements de la direction de l'UFR et notamment du Doyen (itinéraires, vols, hôtels, notes de frais, etc.).
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer les prises de rendez-vous
- Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
- Suivre la circulation des parapheurs
- Assurer la gestion du stock des fournitures du cabinet de Direction (bureautiques, photocopieur)

2. Gestion administrative
- Organiser, préparer les réunions et notamment les conseils de gestion – instance principale de gouvernance de l'UFR en lien avec la planification des autres instances importantes de l'UFR (conseil pédagogique et conseil scientifique) en cohérence avec les instances de l'Université.
- Etre en alerte sur les échéances liées aux responsabilités/obligations de la direction administrative en lien avec la vie de l'UFR dans un contexte extrêmement contraint par les obligations réglementaires (rapprochement d'université, d'UFR, évolution des études en santé et en recherche)
- Produire les documents supports (règlement intérieur de l'UFR, grands processus de l'activité du cabinet de direction) et les comptes rendus de réunions à partir d'instructions orales ou manuscrites tout en organisant leur classement et leur dématérialisation
- Apporter une assistance pour le suivi des instances de gouvernance (ordre du jour, convocation, procès verbal, quorum, support de présentation, etc.)
- Participer à la préparation des contrats de partenariats
- Participer à la sélection et à la circulation de l'information (gestion de mailing) en interne et en externe
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative

 

Modalités de candidature

Modalités de candidature
Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à
Khallihanna Kraidache, Chargé de recrutement : khallihanna.kraidache@univ-paris-diderot.fr