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Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
Catégorie B
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
Direction des études et de la formation (DEF)
Localisation >
75013

Spécificités / Contraintes

Présence obligatoire lors des périodes de candidatures et d'examens
Accompagner et former les composantes et les services de l'université dans la réalisation des actes administratifs et de gestion dans le domaine de la scolarité. Suppléance en cas de nécessité de service.

Diplôme requis

Profil recherché

1. Connaissances :
Connaissance de son environnement (université, enseignement supérieur)
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Langue anglaise niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

2. Compétences professionnelles attendues :
Savoir gérer son activité dans un calendrier
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Mettre en œuvre une démarche qualité

3. Compétences comportementales :
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Réactivité
Sens relationnel

4. Outils
Logiciels bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook
Logiciels internes/spécifiques : Apogée, SUD (diplômes), eCandidat (candidatures), Akio (CMS)

Descriptif du poste

Missions du service de scolarité générale - DEF
Assure l'entrée de l'étudiant dans son parcours de formation… (hors Santé et Doctorat)
Gère les candidatures aux inscriptions, les réponses aux recours, les arrêtés de composition des commissions d'admission, développe l'utilisation d'eCandidat
… ainsi que son inscription administrative (idem)
Pilote l'organisation des inscriptions, développe la dématérialisation de la procédure d'inscription via les IAweb, assure les inscriptions en présentiel…
Accueille et assiste l'étudiant dans un certain nombre de démarches (idem)
Assure l'accueil et l'assistance technique auprès des usagers (mel, téléphone, présence), développe l'accès de documents de scolarité dématérialisés sur l'ENT, assure une scolarité de 1er niveau (certificats de scolarité, transfert), gère les aides financières et les commissions d'exonération…
Vérifie et délivre le diplôme de l'étudiant (idem)
Gère les arrêtés de composition des jurys d'examen…
Anime le réseau des responsables de scolarité en lien avec les responsables administratifs
Diffuse les évolutions règlementaires et organisationnelles de son champ de compétence et s'assure de leur mise en œuvre, effectue des formations (applications informatiques, pratiques de bonne gestion), assure la coordination de l'information (procédures de scolarité, calendriers des candidatures) et anime l'échange de pratiques

 

Description des missions

1. Accompagnement des composantes et formation
Accompagner les personnels de scolarité dans l'acquisition des outils et de la réglementation juridique spécifique des métiers de la scolarité
Connaitre les procédures et conseiller les commissions pour l'étude des dossiers de candidatures (Parcoursup, eCandidat, Etudes en France)
Superviser à la mise en place des procédures de candidatures avec les composantes – Correspondant SSG-Composantes (Etudes en France)
Participer à la conception et à l'animation des formations à destination des personnels de scolarité
Participer à la diffusion des informations liées à la gestion de la scolarité

2. Gestion de la scolarité
Participer à la mise en œuvre de nouveaux outils et procédures liés à la scolarité :
- Recenser et alerter sur les anomalies rencontrées
- Saisir et tester les nouvelles applications
- Participer à la rédaction de procédures qualité
Gestion des diplômes :
- Assurer l'interface avec les composantes et les services
- Organiser la réception des procès-verbaux et des annexes descriptives aux diplômes
- Contrôler la conformité de l'ensemble des pièces
- Editer et envoyer les diplômes et annexes descriptives aux étudiants impétrants
- Participation à l'organisation de la cérémonie officielle des diplômes
Superviser la gestion des candidatures :
- Contrôler la gestion des dossiers incomplets et non reçus
- Contrôler le respect des délais de candidature
- Contrôler les inscriptions administratives et saisir les cursus externes
Paramétrer les portails de candidatures (eCandidat ; Etudes en France)
Concevoir et renseigner des tableaux de bord
Classer et archiver les documents

3. Information des étudiants
En lien avec le centre de contact :
- Informer les étudiants (procédures, calendrier, avancée des dossiers…)
- Délivrer des documents administratifs
- Utiliser la messagerie (outil CMS)

4. Actualisation des connaissances
- Connaître les modalités de contrôle de connaissances, la structure des enseignements
- S'informer sur les réformes en cours
- Tester et utiliser les nouvelles fonctionnalités des logiciels spécifiques à la scolarité.

Modalités de candidature

Modalités de candidature

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.

Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à

Khallihanna Kraidache, Chargé de recrutement : khallihanna.kraidache@univ-paris-diderot.fr