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Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
Catégorie B
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
Direction des études et de la formation (DEF)
Localisation >
75013

Spécificités / Contraintes

Accueil permanent, disponibilité exigeant un travail d'écoute attentif pour un public en reprise d'étude. Contraintes d'horaires en périodes d'inscriptions et d'examens. Nécessité d'une grande polyvalence, sens relationnel et de l'organisation, rigueur.

Diplôme requis

Outils spécifiques à l'activité
Word, Excel, messagerie électronique, Internet
APOGEE, ADE, METEORE, SAFIR

Descriptif du poste

Mission principale :
Accueillir, informer et orienter les candidats au DAEU / DU / Pré-DAEU – Lettres et Sciences. Assurer l'ensemble des actes liés à la gestion de scolarité : Inscriptions, suivi des dossiers, conventions, examens... Assurer la réservation et le suivi des salles de cours et d'examens, l'élaboration et le suivi des emplois du temps. Effectifs : Pré-Daeu = 50, DAEU = 300, DU = 50

Missions :
1. Accueil et Information
- Accueillir, informer et orienter les usagers
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

2. Gestion de scolarité
- Assurer l'organisation et la gestion des campagnes d'inscription
- Procéder aux inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants (vérification de la régularité juridique, administrative et financière, saisie informatique)
- Gérer et suivre les dossiers des étudiants de leur inscription à la publication des résultats
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe (brochures, dispositifs boursiers, conventions…)
- Participer au suivi de la gestion de la subvention du Conseil Régional Ile de France (logiciel SAFIR)
- Gérer les conventions avec les entreprises : réceptionner les demandes, rédiger les devis, suivre les prises en charge ainsi que les attestations de présence des stagiaires concernés.

3. Gestion des examens
- Organiser, préparer et gérer les sessions d'examen (planification des épreuves, réservation de salle, diffusion de l'information : convocation, répartition de salle, sujets d'examen, encadrement des surveillants vacataires, l'établissement des procès-verbaux, mettre en place les jurys d'examen, saisie des notes, affichage des résultats…)

4. Soutien Logistique
- Assurer la réservation et le suivi des salles de cours et d'examens, l'élaboration et le suivi des emplois du temps
- Informer les stagiaires et enseignants sur les absences, changements de salles
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (journée portes ouvertes, réunions, examens, inscriptions)

Modalités de candidature

Modalités de candidature
Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à
Khallihanna Kraidache, Chargé de recrutement : khallihanna.kraidache@univ-paris-diderot.fr