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Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
B
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
Laboratoire ITODYS
Localisation >
75013

Diplôme requis

PROFIL RECHERCHÉ

La personne attendue devra être polyvalente et réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l’unité. Elle devra avoir des connaissances juridique et technique des procédures comptables et financières de l'Etat, la connaissance des fondamentaux de la comptabilité et la connaissance du milieu universitaire.

Compétences et aptitudes professionnelles requises
Connaissances :
- Règles de gestion financière sous SIFAC (Dépenses, Missions, Recettes)
- Règles de gestion financière sous GESLAB (Dépenses, Missions, Recettes) serait un plus

Savoir-faire :
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Analyser les données comptables et financières
- Appliquer des règles financières
- Exécuter la dépense et la recette
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Assurer une veille
- Faire évoluer les procédures internes

Savoir-être :
- Rigueur, discrétion, efficacité et autonomie
- Travail en équipe, savoir rendre compte
- Savoir résoudre des problèmes, aller de l’avant
- Grande organisation dans le travail
- Sens du contact, savoir informer et conseiller

Outils spécifiques à l’activité
- SIFAC
- GESLAB serait un plus
- Application Reseda du CNRS
- Word et Excel

Formation et expérience nécessaires
- Débutants acceptés si possibilité de tuilage.
- Si non débutant, expérience de deux ans minimum en gestions financière sous SIFAC et en gestion administrative

Descriptif du poste

RÉSUMÉ DU POSTE

Assurer à 50% du temps une partie de la gestion financière du laboratoire et à 50% du temps la partie administrative au sein de la cellule administrative.

PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL DU POSTE

L’ITODYS, unité pluridisciplinaire du champ scientifique des nanosciences en sciences chimiques, dispose d’un socle de base de 62 permanents (45 chercheurs et enseignants-chercheurs, 17 ITA/BIATSS) et 35 doctorants. A cet effectif qui constitue une constante du laboratoire depuis plus de 10 ans, s’ajoute un volant important de non-permanents (post-doctorants, stagiaires de BTS, Licence et Master) qui sur 6 mois de l’année conduisent à un effectif total de 150 personnes (contact : pierre-francois.quenin@u-paris.fr).

Pour assurer l’ensemble des actes financiers, comptables, administratifs ainsi que toutes les missions qui permettent le fonctionnement de l’unité, et ce dans le respect des règles et procédures, le laboratoire est doté d’une cellule administrative composée actuellement de 3 personnes : 1 administrateur (IE), 1 gestionnaire financière (TECH) et 1 gestionnaire administrative et financière (TECH).

Missions de la cellule administrative
La politique adoptée par le laboratoire est celle d’une gestion centralisée tenant compte des subventions liées au contrat quinquennal (Université - CNRS) et de toutes les ressources affectées des différentes équipes et des ressources propres (Contrats ANR, Idex, H2020, etc…). Chaque gestionnaire est le/la référente principale d'un certain nombre d'équipes mais ils/elles se remplacent mutuellement en cas d'absence pour assurer la continuité du service.

MISSIONS ET ACTIVITÉS

Missions du poste
Le poste se décompose en différentes missions qui sont : le conseil et l’orientation, la gestion administrative, la gestion des crédits universitaires et la communication du laboratoire.

Activités principales
Sous la mission conseil et l’orientation :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers).
- Informer les personnels et visiteurs (Professeurs invités, stagiaires, nouveaux entrants…).
Sous la mission gestion administrative :
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, financière et des ressources humaines de la structure
en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information
administratif, financier et ressources humaines
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Sous la mission gestion des crédits universitaires :
- Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
- Suivre les crédits par type de dépenses, d'opérations et par structure
- Enregistrer les données budgétaires
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Réaliser les opérations de règlement des gratifications des stagiaires
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
- Consigner les procédures applicables dans son domaine
- Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
- Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
Sous la mission communication :
- Correspondante Communication de l’unité pour les deux tutelles (Université de Paris et CNRS).
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe :
o Centraliser les actualités du site web du laboratoire,
o Centraliser les publications du laboratoire,
o Soutien administratif du Comité de Communication (ComCom) du laboratoire (rédaction de compte rendu de réunion, tenue des bases de données académiques et industrielles, gestion d’agenda, mailings, …),
o Participation au comité rédactionnel du journal du laboratoire : « Bruit de Couloir »

Modalités de candidature

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à
M. Khallihanna KRAIDACHE, chargé de recrutement : khallihanna.kraidache@univ-paris-diderot.fr