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Ouvert aux contractuels >
Oui
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
UFR de Médecine
Localisation >
Site Bichat (75018)

Spécificités / Contraintes

Déplacements à prévoir sur le site de Villemin  voire dans les hôpitaux rattachés à la Faculté – disponibilité horaire

Diplôme requis

 

Diplômes : bac +2

COMPETENCES
Connaissances requises
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative,
- Connaissances générales de l'organisation des études de médecine
- Organisation et fonctionnement de l'Université Paris Diderot
- Réglementation applicable au domaine d'activité professionnelle
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche
Savoir-faire opérationnels
- Organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer les missions de l'équipe et garantir la continuité du service
- Savoir rédiger une note de synthèse, des courriers administratifs, des comptes rendus suite à des réunions, des documents d'information technique ou réglementaire
- Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l'activité du service
- Assurer la bonne circulation de l'information des agents encadrés
- Identifier les besoins de formations auprès des agents encadrés
- Gérer les conflits si besoin
- Gérés le planning des congés des agents du service ainsi que les autorisations d'absence
- Conduire un entretien professionnel et animer une réunion
- Maîtriser les outils de gestion et de communication informatiques, assister les utilisateurs.
- Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires.

Compétences linguistiques
- Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau 1
Compétences informatiques
- Progiciel de gestion APOGEE
- Suite bureautique Office
- Gestion de contenu web par CMS

Descriptif du poste

L'accès au 3ème cycle de médecine générale et des filières spécialisées s'effectue par des épreuves classantes nationales informatisées (ECNi). À l'issue de ces épreuves, les étudiants choisissent, en fonction de leur rang de classement, la médecine générale ou une spécialité (médicale, chirurgicale, biologie, psychiatrie, pédiatrie, gynécologie, obstétrique, anesthésie-réanimation, médecine du travail ou santé publique) ainsi que la ville d'affectation (ce processus d'orientation/attribution de spécialité et localité fera l'objet d'une refonte globale qui débutera en 2020 et aboutira en 2023, ayant pour objectif la suppression des ECNi).
L'ensemble des étudiants doit effectuer un 3ème cycle s'achevant sur la soutenance d'une Thèse d'exercice. Celui-ci est de 3 ans pour les étudiants s'orientant vers la médecine générale et de 4 à 6 ans pour les étudiants s'orientant vers les autres spécialités médicales.

L'organisation du troisième cycle des études médicales est régie actuellement par le Décret n° 2016-1597 du 25 novembre 2016 (porté par l'arrêté du 27 novembre 2017 - JORF n°0296 du 20 décembre 2017 - texte n° 49). Cependant, le Décret N°2004-67 du 16 janvier 2004 régie encore le cursus des étudiants de la 3ème à la 6ème année de Médecine. La cohabitation de ces deux régimes perdurera jusqu'à ce que la dernière année de formation soit réformée en 2022 et jusqu'à l'achèvement de cursus du dernier étudiant concerné par la précédente réglementation.

MISSION PRINCIPALE :

Au sein du service scolarité le-la responsable du 3ème cycle est chargé d'organiser les activités de pilotage et de gestion. A ce titre, il-elle :
- Encadre une équipe de 5 personnes
- Coordonne les activités administratives du service
- Conduit des projets d'organisation des procédures et d'adaptation aux réformes et nouveaux outils
- Participe à l'instruction de dossiers complexes
- Prend en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service,
- Réalise des tableaux de bord, assure le suivi des indicateurs, produit des bilans et des statistiques


PARTENAIRES
En interne:
-Le Département de Médecine Générale
-Les coordonnateurs des DES et DESC (PU-PH)
-Les services de l'Université Paris Diderot
-Les services de l'UFR de médecine Paris Diderot
En externe:
- Les hôpitaux universitaires rattachés à Paris Diderot
- Département des formations de santé - DGESIP A1-4 du MESR
- L'Agence Régionale de Santé (ARS)
- Les Conseils Départementaux de l'Ordre des Médecins
- Les U.F.R. de médecine d'Ile-de- France et de province
- La faculté de médecine de Strasbourg pour la gestion des médecins étrangers (DFMS/DFMSA)
- L'U.N.E.S.S. (Université Numérique en Santé et Sport)
- Le Centre national de gestion des praticiens hospitaliers et des personnels de direction de la fonction publique hospitalière (CNG)

DESCRIPTION DES MISSIONS ET ACTIVITES

Organisation et suivi de la gestion du 3ème cycle (internat)
- Coordonner la gestion et l'organisation de la formation du 3e cycle de médecine générale, la gestion des diplômes d'études spécialisées (DES) et des diplômes d'études spécialisées
complémentaires (DESC), ainsi que la gestion des Thèses d'exercice et des DFMS/DFMSA (médecins étrangers) : inscriptions administratives, transferts, suivi pédagogique (épreuves et stages), contrôle des résultats saisis dans l'ERP, commission de validation, édition des diplômes, demandes d'année de recherche et de stages spécifiques, etc.
- Planifier les activités en fonction des échéances du service
- Assurer l'interface 3eme cycle (étudiants, coordonnateurs, hôpitaux, ARS, Ministère…).
- Maîtriser l'application des règles et de procédures dans les différents domaines de l'administration.
- Modéliser les maquettes des enseignements et assurer le renseignement des données dans APOGEE (Structure, charges d'enseignements, mise en délibération, etc.)
- Réaliser l'étude des textes réglementaires et participer à la mise en œuvre des réformes. A ce titre :
- Participer à la mise en place du suivi pédagogique des étudiants au sein de la plateforme SIDES en qualité de référent 3ème cycle auprès de l'UNESS.
- Accompagner la transition des DESC vers les Formations Spécialisées Transversales (F.S.T.) et élaborer les procédures ad hoc
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et les partenaires extérieurs.

- Proposer des procédures de travail pour optimiser le fonctionnement du service (informatisation des procédures, mise en place de bases de données….).
- Mettre à jour les informations relatives au 3ème cycle sur le site internet de la faculté
- Produire des bilans et statistiques et répondre aux enquêtes annuelles (sur les praticiens – suivi des cohortes - ONDPS….)