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Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
Catégorie A
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
Service commun de la documentation (SCD)
Localisation >
Bibliothèque des Grands Moulins - 5, rue Thomas Mann - 75013

Diplôme requis

Outils spécifiques à l'activité
Outils bureautiques courants (messagerie électronique, télécopieur, multicopieur, Word, Excel, Powerpoint)
Indicateurs et tableaux de bord d'activité et de performance, tableaux croisés dynamiques
Logiciel Tableau
Outils de veille professionnelle
Moteurs de recherche sur le Net
SIFAC : consultation, extractions, éditions

Connaissances particulières
Environnement professionnel, administratif, réglementaire et déontologique des
établissements d'enseignement supérieur, et plus spécifiquement des bibliothèques universitaires, règlement du SCD
Objectifs et projets de l'établissement
Techniques de management et de conduite du changement
Méthodologie de conduite de projet
Techniques de veille réglementaire
Principes et règles de la comptabilité publique et des finances publiques
Techniques de négociation
Droit public
Droit des contrats
Code des marchés publics
Anglais lu, écrit, parlé (B2 à C1)
Types de relations mises en oeuvre avec son environnement professionnel
Tous agents du SCD, et notamment les représentants des personnels à la CPE de la filière bibliothèques
Tous services et composantes de l'université Paris Diderot et de la ComUE USPC
Présidence et son Cabinet, DGS
Fournisseurs

Spécificités et/ou contraintes :
Disponibilité dictée par les calendriers de gestion nationaux et de l'établissement (GFC, GRH, pilotage)
Adaptabilité aux nouveautés introduites par les différents volets de la Réforme de l'État, et contexte
spécifique de la fusion Paris Descartes-Paris Diderot-IPGP
Confidentialité, réserve, discrétion vis-à-vis des informations manipulées (notamment dossiers personnels des agents) et des dossiers réservés de la Direction

Descriptif du poste

Sous l'autorité du directeur du SCD, le/la responsable administratif est chargé de l'organisation et de la coordination du pilotage, de la GFC, de la GRH du service.
Il/elle constitue notamment pour la direction des éléments et outils d'aide à la décision.

Description des missions
1. Pilotage et veille (environ 50% ETP)
Assister le directeur dans la conception et l'évolution de la structure administrative et financière du service
Assurer la coordination de la réalisation du rapport d'activité annuel du service
Répondre aux différentes enquêtes, à tous les niveaux (établissement, ComUE, Région Île-de-France, État, …) pour lesquelles le service est sollicité : ESGBU, RAP, indicateurs du contrat quinquennal, enquêtes de l'IGB, etc.
Élaborer des outils d'aide à la décision (tableaux de bord, états
statistiques, bilan…) pour la Direction du SCD
Assurer la veille réglementaire du SCD, informer régulièrement la direction des évolutions en la matière, préparer ou mettre à jour notes de service destinées à informer les personnels des évolutions les concernant
Assurer des relations suivies avec les services et les bibliothèques du SCD, les services centraux et composantes de l'université, les partenaires institutionnels, et les fournisseurs et prestataires de services

2. Encadrement du Pôle des affaires générales du SCD (environ 20% ETP)
Encadrer et animer l'équipe administrative de la direction du SCD : GRH, GFC, archives administratives, hygiène et sécurité
Conduite du changement : assurer la mise en place de nouvelles procédures et de nouveaux outils de gestion, notamment dans le contexte de fusion entre Paris Diderot, Paris Descartes et l'IPGP
Assurer l'efficacité, la réactivité et le respect des circuits administratifs internes et externes au SCD (circulation des
parapheurs, des courriers, des dossiers, etc.)
En lien étroit avec la DAGJ, garantir l'organisation et la bonne tenue des opérations électorales déléguées au SCD

3.Gestion des ressources humaines (environ 20% ETP)
Garantir la bonne gestion administrative des divers congés, demandes de formation et autorisations d'absences des agents du SCD, et le respect des règles de l'établissement en matière d'organisation du temps de travail
Avec l'appui de l'assistante de direction, chargée de gestion RH, placée sous sa responsabilité, contrôler et si besoin mettre en oeuvre les opérations de gestion collectives et individuelles des personnels titulaires et stagiaires (notamment, décompte et mise en paiement des heures supplémentaires)
Avec l'appui de l'assistante de direction, chargée de gestion RH, et
de la gestionnaire financière et comptable, placées sous sa responsabilité, contrôler et si besoin mettre en oeuvre les opérations de gestion collectives et individuelles des personnels contractuels (contractuels sur emploi vacant et contractuels étudiants)

4. Gestion financière (environ 10% ETP)
Préparer la construction du budget primitif annuel du SCD en lien étroit avec la Direction
Avec l'appui de la gestionnaire financière et comptable sous sa responsabilité :
- contrôler la répartition et l'exécution du budget
- assurer le suivi et l'analyse des dépenses et des recettes
Avec l'appui de la gestionnaire financière et comptable sous sa responsabilité, contrôler la construction des marchés portés par le SCD pour le compte de l'établissement et le suivi de leur exécution, en contact étroit avec le Bureau des achats de l'établissement
Avec l'appui de la gestionnaire financière et comptable sous sa
responsabilité, contrôler le suivi des conventions impliquant le
SCD : constitution, validation, application, en contact étroit avec la
Direction des services généraux (DGS) et la Direction des affaires
juridiques et générales (DAGJ)

Activité(s) secondaire(s) ou accessoire(s)
Assurer le suivi du registre hygiène et sécurité et la gestion des archives administratives en cas d'urgence et
d'absence de l'assistante de direction (par ailleurs assistante de prévention) en charge de ces dossiers.
Rattachement hiérarchique
Position : rattachement direct au directeur du SCD
Responsable hiérarchique direct (N+1) : directeur du SCD
Adjoint : non
Encadrement (N-1) : 2 agents de catégorie B (1 SAENES ; 1 TECHRF, encadrant elle-même 2 ADJAENES)

Modalités de candidature

Modalités de candidature
Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique (détachement/mutation) et aux agents non titulaires.

Poste vacant à compter du 1er février 2019
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par mail à
Khallihanna Kraidache, Chargé de recrutement : khallihanna.kraidache@univ-paris-diderot.fr