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Ouvert aux contractuels >
Oui
Niveau / Corps / Catégorie du poste >
Catégorie A
BAP >
J
Service / UFR / Composante >
Direction des études et de la formation (DEF)
Localisation >
75013

Diplôme requis

Profil
• Titulaire d'un diplôme de niveau III, vous disposez dans l'idéal d'une expérience similaire en gestion de scolarité et en encadrement de personnel,
• Vous faites preuve d'une capacité managériale reconnue et vos aptitudes relationnelles et à fédérer ne sont plus à démontrer,
• Vous avez un sens aigu de l'organisation et savez travailler en équipe,
• Vous avez le sens des responsabilités, êtes autonome et faites preuve de prise d'initiative.

Compétences
• Connaissances approfondies de la réglementation en vigueur relative à la scolarité,
• Connaissances des procédures liées à la gestion de la scolarité,
• Connaissances de l'organisation de l'enseignement supérieur,
• Maitriser les techniques de la communication,
• Maitrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).

Descriptif du poste

Mission
Le.la responsable du centre de contact encadre les personnels et organise les activités du centre de contact. Il.elle réalise et met en place les dispositifs permettant de répondre aux demandes du public, pour toutes les applications de l'université à l'interface des étudiants et des composantes dans le domaine de la formation. Il.elle est en lien permanent avec les autres services et composantes de l'université.

Activités principales
1. Encadrement de l'équipe du centre de contact.
• Organiser le travail de l'équipe des deux permanents et des saisonniers (planning d'activités),
• Recruter, encadrer et former les saisonniers (env. 4).
2. Service aux usagers.
• Encadrer l'accueil, l'information et l'accompagnement proposés aux usagers (présence, mél, téléphone),
• Elaborer, préparer et distribuer les documents administratifs (certificats de scolarité, levée des interdits, …),
• Suivre les demandes et les réponses apportées par l'équipe aux étudiants (contrôle de la qualité des réponses apportées et des conditions matérielles),
• Identifier les questions types et rédaction de lettres types en réponses,
• Recenser les questions récurrentes,
• Veiller et alerter sur les anomalies,
• Expertiser, résoudre et/ou transmettre pour résolution,
• Organiser la distribution des parchemins de diplômes,
• Alimenter les tableaux de bords et les différentes bases de données,
• Etre le référent de l'outil de relation client : paramétrage et évolution,
• Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques,
• Contrôler, évaluer la réalisation des actions mises en place.
3. Communication et suivi de l'information
• Collecter des informations auprès des bureaux et des services de l'université pour actualiser les informations à communiquer aux étudiants,
• Elaborer des outils documentaires et réaliser de supports d'information (web, guides, plaquettes, affiches...),
• Traiter, mettre à jour et faire évoluer les fonds documentaires en fonction des usagers, des nouvelles technologies et de la règlementation,
• Mettre à jour l'ensemble des pages Internet et Intranet du SSG. Créer et rédiger de nouvelles pages d'information en collaboration avec le webmaster,
• Participer aux développements et améliorations des applications internes,
• Etre correspondant qualité,
• Participer à des événements organisés par l'université ou à des salons le cas échéants.